7 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung stützt sich je Verarbeitungsschritt auf unterschiedliche Erlaubnistatbestände. Die nachstehende Zuordnung nennt jeweils die Norm des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (nachfolgend „KDG") und in Klammern das Pendant der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO"), sodass sie über das Compliance-Preset umgeschaltet werden kann.

7.1 Übersicht

7.2 Daten der Ratsuchenden

(1) Technische Nutzungsdaten. Für den Betrieb der Plattform sind Sitzungssteuerung, Authentifizierung, technisch notwendige Cookies sowie Betriebs- und Sicherheitsprotokolle erforderlich. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses nach § 6 Abs. 1 lit. g KDG (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Interesse liegt in der Bereitstellung eines funktionsfähigen, verfügbaren und gegen Missbrauch geschützten Beratungsangebots. Überwiegende schutzwürdige Interessen der Betroffenen stehen nicht entgegen, weil die Verarbeitung auf das technisch Erforderliche begrenzt ist, keine Tracking- oder Analysedienste eingesetzt werden und die Anwendungsdienste keine IP-Adressen in ihren Fachdatenbeständen führen. Einschränkend ist zu berücksichtigen, dass IP-Adressen in Zugriffsprotokollen des Eingangs-Proxys und des Identitätsmanagements anfallen (Abschnitt 6.6); für diese ist eine Aufbewahrungsfrist festzulegen, um die Erforderlichkeit zu wahren.

(2) Registrierungsdaten. Die Registrierung ist freiwillig; Ratsuchende entscheiden selbst über die Inanspruchnahme des Angebots. Die Verarbeitung des systemgenerierten Pseudonyms, des Passwort-Hashwerts und der Postleitzahl beruht auf der Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die im Registrierungsvorgang eingeholt und dokumentiert wird. Die Postleitzahl ist die einzige Pflichtangabe und dient ausschließlich der Zuordnung zur zuständigen Beratungsstelle; ihre Richtigkeit wird nicht geprüft.

(3) Freiwillige Zusatzangaben. Die Hinterlegung einer E-Mail-Adresse, die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentisierung und fachbereichsbezogene Angaben (unter anderem Alter, Geschlecht, Beziehungskonstellation, Beratungsanlass) sind freiwillig und beruhen ebenfalls auf der Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können jederzeit widerrufen werden; die Folgen des Widerrufs sind in Abschnitt 8.10 dargestellt.

(4) Beratungsinhalte. Beratungsinhalte enthalten regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des § 11 KDG (Art. 9 DSGVO). Die Verarbeitung beruht auf der ausdrücklichen Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b i. V. m. § 11 Abs. 1 lit. a KDG (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die vor Beginn der Beratung eingeholt wird. Ergänzend ist zu berücksichtigen, dass der Plattformbetreiber die Inhalte technisch nicht zur Kenntnis nehmen kann, weil sie ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen und gespeichert werden (Abschnitt 6.9); die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist insoweit nicht Rechtsgrundlage, wohl aber eine wesentliche technische Schutzmaßnahme im Sinne des § 26 KDG (Art. 32 DSGVO).

(5) Anonyme Nutzung. Im registrierungsfreien Live-Einzelchat werden keine personenbezogenen Daten der ratsuchenden Person erhoben, solange diese nicht von sich aus identifizierende Angaben macht. Insoweit ist der Anwendungsbereich des KDG (der DSGVO) nicht eröffnet; sobald die ratsuchende Person im Gesprächsverlauf personenbezogene Angaben macht, gilt die Rechtsgrundlage nach Absatz 4. Die Einordnung folgt dabei dem Zugangsweg und dem Kontostatus, nicht dem angezeigten Namen.

7.3 Daten der Beratenden und der administrativen Rollen

Die Verarbeitung der Konto-, Rollen- und Zuordnungsdaten der Beratenden sowie der administrativen Rollen beruht auf dem berechtigten Interesse nach § 6 Abs. 1 lit. g KDG sowie auf dem kirchlichen Interesse nach § 6 Abs. 1 lit. f KDG an einer einheitlichen, sicheren und für alle angeschlossenen Träger gemeinsam betriebenen Beratungsplattform. Eine Einwilligung ist nicht die tragende Grundlage, weil die Nutzung der Plattform Bestandteil der beruflichen bzw. ehrenamtlichen Tätigkeit ist und eine Freiwilligkeit im datenschutzrechtlichen Sinne insoweit nicht vorliegt.

Preset-Hinweis (einzige inhaltliche Abweichung). Das kirchliche Interesse nach § 6 Abs. 1 lit. f KDG hat kein Pendant in der DSGVO. Im DSGVO-Preset ist dieser Abschnitt daher umzuformulieren: Die Verarbeitung stützt sich dort auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beschäftigungs- oder Tätigkeitsverhältnisses, soweit die beratende Person beim Verantwortlichen beschäftigt ist) und im Übrigen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Beschäftigten ist zusätzlich die nationale Beschäftigtendatenschutzvorschrift heranzuziehen. Alle übrigen Abschnitte dieses Kapitels sind preset-neutral und wechseln nur die Normanker.

Beschäftigtendatenschutz. Zwei Verarbeitungen berühren die Beschäftigtenperspektive besonders und sind gesondert zu würdigen: Erstens die pseudonymisierte Nachrichtenstatistik, die je versendeter Nachricht eine Zeile erzeugt und damit ein Tätigkeitsprofil ermöglicht; sie ist so ausgestaltet, dass Beratende ausschließlich ihre eigenen Kennzahlen einsehen und aggregierte Auswertungen einer Kleinstzellen-Unterdrückung unterliegen (Abschnitt 6.15). Zweitens der Übergabegrund „Fachkraft erkrankt", der ein Gesundheitsdatum der beratenden Person darstellt und zusätzlich an § 11 KDG (Art. 9 DSGVO) zu messen ist. Beide Punkte sind mit der jeweils zuständigen Mitarbeitervertretung abzustimmen.

7.4 Daten der Träger-Vertreter:innen

Die im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung erhobenen Angaben der unterzeichnenden Personen (Name, Funktion, Organisation, E-Mail-Adresse, Signaturstatus und -zeitpunkt) dienen der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach § 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. § 29 KDG (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 28 DSGVO). Die Betroffenen sind regelmäßig keine Nutzer:innen der Beratungsanwendung; sie unterzeichnen über personalisierte, zeitlich befristete Links. Sie bilden damit einen eigenständigen Betroffenenkreis mit eigenem Verarbeitungszweck. Unterzeichnete Signaturen werden zu Nachweiszwecken aufbewahrt; abgelehnte Signaturen werden nach einer konfigurierten Frist gelöscht.

7.5 Protokoll- und Nachweisdaten

Zugriffs-, Einladungs-, Übergabe- und Support-Protokolle dienen der Nachweisbarkeit nach § 7 Abs. 1 KDG (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) sowie der Sicherheit der Verarbeitung nach § 26 KDG (Art. 32 DSGVO). Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. c und lit. g KDG (Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO). Da diese Daten eigenen Aufbewahrungszwecken dienen, sind sie von Löschanträgen betroffener Personen ausgenommen und unterliegen einer eigenen, im Löschkonzept festzulegenden Frist. Für mehrere Protokollbestände ist eine solche Frist derzeit nicht definiert (Abschnitt 6.18); dies ist als Maßnahme geführt, weil eine unbefristete Aufbewahrung ohne festgelegten Zweck der Speicherbegrenzung nach § 7 Abs. 1 lit. e KDG (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) widerspräche.

7.6 Nicht in Anspruch genommene Rechtsgrundlagen

Ausdrücklich nicht in Anspruch genommen werden: Verarbeitungen zu Werbe- oder Marketingzwecken, Profilbildung, automatisierte Entscheidungen im Einzelfall nach § 24 KDG (Art. 22 DSGVO) sowie jede Weitergabe von Beratungsinhalten an Dritte zu eigenen Zwecken des Betreibers oder seiner Dienstleister. Eine Übermittlung von Beratungsinhalten an Sprachmodell- oder sonstige KI-Dienste findet nicht statt; die vorhandene Übersetzungsfunktion betrifft ausschließlich redaktionelle Rechtstexte (Abschnitt 6.17).